Утверждена приказом
Министра иностранных дел КР
№59-п от 6 мая 2013 года

Памятка
о функциях глав дипломатических представительств иностранных государств после вручения заверенных копий верительных и отзывных грамот министерству иностранных дел кыргызской республики и до вручения верительных и отзывных грамот президенту кыргызской республики

Накануне прибытия вновь назначенного главы дипломатического представительства, дипломатическая миссия заблаговременно уведомляет Министерство иностранных дел Кыргызской Республики о дате и времени прибытия главы представительства. Дипломатическая миссия также сообщает дуайену дипломатического корпуса о прибытии нового главы представительства.

До вручения заверенных копий верительных грамот в Министерстве иностранных дел Кыргызской Республики главы дипломатических представительств не должны проводить встречи с официальными лицами страны пребывания и представителями зарубежных посольств, аккредитованных в Кыргызской Республике.

1. Прибытие и отбытие главы представительства

Организационными вопросами протокольного характера, связанные с первым прибытием и окончательным отбытием глав дипломатических представительств занимается Департамент Государственного протокола Министерства иностранных дел Кыргызской Республики.

Департамент Государственного протокола Министерства иностранных дел Кыргызской Республики информирует все соответствующие службы аэропорта и/или пограничные и таможенные службы о прибытии/отбытии главы дипломатической миссии.

Для встречи/проводов главы дипломатической представительства делегируются уполномоченные сотрудники от протокольного и/или территориального департамента Министерства иностранных дел Кыргызской Республики.

Для обеспечения вышеуказанного, дипломатическому представительству необходимо:

- за семь рабочих дней направить ноту в адрес Министерства иностранных дел Кыргызской Республики, с информацией о дате и времени прибытия/отбытия главы дипломатического представительства и о сопровождающих его сотрудниках;

- в случае окончательного отбытия главы дипломатического представительства, посольство заблаговременно информирует Министерство иностранных дел Кыргызской Республики о предварительном времени его прибытия в Зал официальных делегаций, где его встречает сотрудник протокола и/или территориального департамента Министерства иностранных дел Кыргызской Республики;

- представить имя одного сотрудника дипломатической миссии, которому будет разрешено встретить или сопроводить главу дипломатического представительства до трапа самолета;

- направить в адрес Департамента Государственного протокола Министерства иностранных дел Кыргызской Республики имена сотрудников дипломатических миссий, изъявивших желание проводить отбывающего главу дипломатического представительства, которые прибудут в Зал официальных делегаций.

Примечание:

1. Главе дипломатического представительства и сопровождающим его сотрудникам дипмиссии по прибытию и отбытию, оказываются услуги на бесплатной основе.
2. Членам семьи (супругам и детям) оказываются аналогичные услуги в случае, если они сопровождают главу дипломатического представительства.
3. Другие члены семьи (кроме супругов и детей) не пользуются особыми привилегиями по прибытию и отбытию, даже если сопровождают главу дипломатического представительства.

2. Вручение заверенных копий верительных и отзывных грамот

Дипломатическое представительство направляет ноту в Министерство иностранных дел Кыргызской Республики, с информацией о дате и времени прибытия вновь назначенного главы дипломатического представительства, а также о желании нанести визит Министру иностранных дел Кыргызской Республики.

Перед встречей с Министром иностранных дел Кыргызской Республики, глава дипломатического представительства, как правило, наносит визит в Департамент Государственного протокола Министерства иностранных дел Кыргызской Республики, где его знакомят с функциями и полномочиями глав дипломатических представительств в период до вручения верительных грамот, а также с порядком вручения верительных грамот.

В конце беседы глава дипломатического представительства, как правило, обращается с просьбой оказать содействие в организации встречи с Министром иностранных дел Кыргызской Республики. О дате и времени соответствующего визита дипломатическое представительство информируется по телефону и/или электронной почте.

Во время беседы с Министром иностранных дел Кыргызской Республики (одним из его заместителей) глава дипломатического представительства передает заверенные копии верительных и отзывных грамот своего предшественника. Одновременно, глава дипломатического представительства официально запрашивает о визите к главе государства для вручения верительных грамот. Первый визит Министру иностранных дел Кыргызской Республики считается протокольным и обычно бывает кратким.

Глава дипломатического представительства по приезду может сделать краткое заявление для прессы или дать интервью. Соответствующий материал готовится заблаговременно, составляется в самых общих выражениях, поскольку принято считать, что до вручения верительных грамот глава дипломатического представительства не приступил к исполнению своих обязанностей в полном объеме и поэтому не может выступать с какими бы то ни было политическими заявлениями. Недопустимо в первом заявлении касаться спорных вопросов. Отступление от этих норм воспринимается, как нарушение протокола. При настойчивых просьбах со стороны присутствующих иногда на встрече нового главы дипломатического представительства журналистов, в порядке любезности произносятся несколько общих, вежливых фраз с выражением дружественных чувств и добрых пожеланий народу страны пребывания. В газетах, как правило, публикуется информационное сообщение о прибытии посла, а иногда - и краткие биографические данные о нем.

3. Официальные функции главы представительства

Глава дипломатического представительства после вручения заверенных копий верительных и отзывных грамот Министру иностранных дел Кыргызской Республики имеет право:
- встречаться с курирующим заместителем министра иностранных дел;
- встречаться с главой курируемого территориального департамента Министерства иностранных дел Кыргызской Республики;
- встречаться с Директором Департамента Государственного протокола Министерства иностранных дел Кыргызской Республики;
- встречаться с дуайеном дипломатического корпуса, с тем чтобы ознакомиться с требованиями протокола;
- участвовать в качестве члена делегации от своей страны во встречах на высоком уровне, как "назначенный глава дипломатической миссии";
- участвовать в праздничных мероприятиях и приемах в составе дипломатического корпуса с участием Президента Кыргызской Республики и высокопоставленных лиц Кыргызской Республики.

При проведении приема по случаю национальных и других праздников, прием проводится от имени Временного Поверенного в делах, где ВПД представляет Посла, как еще не вручившего верительные и отзывные грамоты. Вместе с ВПД может принимать участие в приемах, организованных другими главами дипломатических представительств, где ВПД представляет Посла, как еще не вручившего верительные и отзывные грамоты.

Глава дипломатического представительства до вручения верительных и отзывных грамот Президенту Кыргызской Республики не может устанавливать флагшток с национальным флагом на служебном автомобиле.

После вручения заверенных копий верительных и отзывных грамот главы дипломатических миссий могут проводить рабочие встречи не выше уровня руководителей министерств и ведомств Кыргызской Республики.